福建船政交通職業學院合同管理辦法（試行）
閩交院辦〔2012〕84號
第一章總 則
第一條為規范學院各類合同行為，維護學院合法權益，提高辦學效益，促進學院改革和發展，根據《中華人民共和國合同法》以及有關法律法規的規定，結合學院實際，特制定本管理辦法。
第二條凡學院建設工程項目施工、勘察、設計、監理等服務，物業管理、物資設備采購、招商引資、對外投資、資產租賃、準入經營、土地使用權轉讓、合作辦學、技術咨詢服務、無形資產的有償使用等涉及學校與法人、其他組織或自然人之間設立、變更、終止權利義務關系的經濟事項，都應當訂立合同。
第三條 學院實行統一領導，分級管理，責任到人，全面監督的合同管理體制。學院合同管理的目標是：加強監督管理，規范學院合同行為，努力做到低成本控制、低風險運行，高起點定位，高效率管理，確保學院事業健康發展。
第四條學院聘請常年法律顧問，負責對學院簽訂合同的內容提出法律建議，并接受學院合同綜合管理部門的法律事務咨詢。學院可根據合同承辦部門的需要，聯系校內外法律專家參加合同的起草、修改和審核重大合同，參與重大合同談判、合同糾紛的調解、仲裁、訴訟等活動，并根據具體法律服務明確雙方相應的權利、義務和費用。
第二章合同管理部門及其責任
第五條院長辦公室是學院合同綜合管理部門，負責協調合同承辦部門的合同管理工作，其主要職責如下：
（一）負責學院合同管理規章制度的建立健全；
（二）負責統籌協調學院日常合同管理，指導學院合同承辦部門的合同管理工作；
（三）負責學院合同管理中的法律服務聯系工作；
（四）負責對學院日常合同審簽流程、合同條款和文本格式等的復核；
（五）定期組織對各部門承辦合同情況進行匯總檢查，并將全院合同管理情況向法定代表人報告；
（六）負責學院合同的歸檔管理、登記備案等工作。
第六條學院合同承辦部門是指經學院法定代表人授權，代表學院訂立和具體實施合同的相關部門。其主要職責如下：
（一）負責合同項目的可行性研究和合同對方的資信調查，對合同的真實性、合法性、可行性、效益性負責；
（二）具體組織合同的談判簽訂工作，組織學院相關人員對職責范圍內的合同事項按程序進行研究、審議、決策，并在授權范圍內負責有關合同的簽署工作。
（三）認真履行合同，及時組織實施并處理有關問題。具體負責本部門承辦合同的全面履行，確保雙方權利、義務的實現和合同的順利實施，履行中發現問題應及時上報，并積極解決。參加相關的合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟活動。
（四）編制部門合同匯總報表，總結上報部門全年度合同簽訂、履行情況；建立合同檔案，保管合同及相關資料，并及時將相關資料上交檔案室保存。
第三章合同的授權委托
第七條除學院法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的授權委托，方能在授權范圍內代表學院訂立、變更、解除合同。
任何單位或個人不得擅自以學?；蛩鶎僭海ㄏ担?、部門名義對外簽訂合同。凡未得到學院法定代表人授權委托而以學院名義自行對外訂立合同的，由合同簽訂人自行負責；給學院造成損失的，學院將追究其法律責任。
第八條學院法定代表人授權委托代理人的職責：
（一）在授權范圍內負責談判、簽訂合同；
（二）對所簽訂合同的合法性、真實性和可行性負責；
（三）對須報請有關校領導、院長辦公會、院務會或黨委會審批的合同，在合同承辦部門辦理申報審批手續的基礎上，提出本人意見并對本人意見負責；
（四）負責所簽訂合同的全面履行；妥善處理合同實施中發生的糾紛或問題；
（五）規范合同管理檔案，合同簽訂或履行后及時將合同的有關資料歸檔。
第四章合同立項和審簽
第九條凡納入本管理辦法的合同須先立項審批，填報《福建船政交通職業學院合同立項審批表》，經分管領導和主要領導審批同意后按程序簽訂。重大經濟合同須經學院黨委會、院務會、院長辦公會或相關專題會議研究同意立項后方可組織簽訂合同。
第十條合同在簽訂前必須經財務處、紀檢監察審計處、與合同內容相關的部門、法律顧問審查并會簽。合同承辦部門必須認真填寫《福建船政交通職業學院合同審簽表》一式兩份、《福建船政交通職業學院合同立項審批表》連同合同審查的有關原始材料（如招標文件等）一并按程序提交審查。
第十一條合同申報立項審批時，應做到合同主要條款明確，內容充實，材料齊全，手續完備。
第十二條合同承辦部門負責對合同對方資信情況和合同文本內容的合法性、嚴密性、可行性等進行審查。
第十三條與合同內容相關的部門協助合同履行的可行性論證，審查合同中涉及本部門的業務性條款。
第十四條學院紀檢監察審計處負責對合同訂立的程序進行審查把關并會簽。主要審查合同是否按本辦法相關規定立項，相關程序是否到位，合同是否符合學院的相關制度、規定。
第十五條財務處負責合同明確規定的財務結算管理，主要對合同簽訂和履行全過程的資金計劃、合同金額、結算、收付款方式等進行審查。
第十六條院長辦公室負責審查合同審簽流程、合同條款和文本格式是否規范、完整等，審查合格后方可蓋章。
第十七條單項合同金額在人民幣10萬元以下的由法定代表人授權合同承辦部門負責人簽字；10萬元以上（含10萬元）、30萬元以下的由法定代表人授權分管副院長簽字；30萬元以上（含30萬元）由法定代表人或委托分管副院長簽字。
第五章合同簽訂與管理
第十八條以學院名義訂立合同一律采用書面形式。通過信件和數據電文（包括電報、傳真、電子數據交換和電子郵件）等就合同主要條款達成協議的，應當簽訂確認書，簽訂的確認書可作為合同條款成立的依據。
第十九條合同簽訂前，合同承辦部門必須掌握對方的經營資格、資信等情況，不得與無經營資格或資信不良的單位簽訂合同；涉及資金的合同必須有明確的收付款計劃并向財務處提出收付款申報。涉及學院付款的合同必須事先落實資金來源，預算外合同訂立前必須履行正常的預算審批程序，落實資金后按正常合同程序簽訂；沒有資金來源，不得訂立合同。
第二十條合同的內容和形式必須符合《中華人民共和國合同法》的規定。合同文本原則上采用國家行業管理部門統一制訂的規范文本。
第二十一條以學院名義訂立的合同，不得在空白文本上蓋章，嚴禁以傳真的形式傳送雙方簽字蓋章的合同，如有特殊情況，須經法人代表批準。簽訂合同，一般應選擇我方注冊地的人民法院管轄。
第二十二條 合同簽訂后，除了院長辦公室存檔外，承辦部門應及時將合同原件送財務處、復印件送紀檢監察審計處、校企合作辦公室（限校企合作方面的合同）各存一份。
第二十三條 合同簽訂后，承辦部門應建立合同檔案，保管合同及相關資料。
將合同文本進行編號，記錄合同簽訂時間、合同名稱、合同類別、合同金額、合同履行期限、對方單位、經辦人、審批簽署人、合同履行情況等有關信息，妥善保管合同正本及附件、合同談判記錄、交往信函、簽收記錄、合同履行情況記錄、變更、解除合同的協議等一切書面材料。并將屬于歸檔范圍的合同文件材料（合同執行的分期驗收材料、圖紙、標書、資產清單等）收集齊全，系統整理，經承辦部門負責人審查后，移交學院檔案室集中保管，合同保管人員對合同遵守保密原則。
第六章 合同履行與變更
第二十四條 合同承辦部門應當按照合同約定，認真履行合同，不得擅自變更或解除合同。如因情況發生變化或出現不可抗力需要變更或者解除合同的，學院合同承辦部門應在法律規定或合同約定的期限內先與對方進行協商，達成一致書面意見。合同的變更或解除，一律采用書面形式。變更或解除合同的程序同簽訂合同的審批要求一致。
第二十五條變更合同提交審查、審批時，必須說明合同變更的理由、變更的內容、與原合同的關系等。合同變更后，合同編號不予改變。變更或解除后的合同納入本辦法規定的管理范圍
第二十六條續簽合同在提交審查和審核時，必須提供原合同原件以及續簽合同與原合同的關系、條款變化等方面的說明，供合同審查審批部門參考。續簽合同的程序同簽訂合同的審批要求一致。
第二十七條合同承辦部門應當按合同約定全面履行，督促和檢查對方履行合同各項義務，妥善處理合同履行過程中出現的問題，遇履約困難或違約等情況應立即向分管校領導匯報，匯報后及時以書面函件形式通知對方，并積極采取措施防止損失擴大；對合同雙方往來的文書以及便簽、便函等履行合同的憑據應當妥善保管，并納入本部門合同歸檔資料管理。
第二十八條財務處要會同合同承辦部門嚴格履行合同的收付款工作。對具有以下情形的業務，財務處應拒絕付款并及時向學院法定代表人報告有關情況:
（一）合同未在財務部門歸檔備案的；
（二）收付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，收款賬號與合同中指定賬號不一致的；
（三）收付款方式或金額與合同內容不相符的；
（四）單價、數量與合同有出入的發票或合同審簽手續不完備的；
財務處同時負責審查學院合同履行是否符合預算計劃，經濟效益是否達到預期目標。
第二十九條對合同中所規定的學院權益，合同承辦部門應履行主張職責，凡因工作失職造成學院權益損失的，將追究其行政責任和經濟責任。
第七章合同糾紛的處理
第三十條合同履行過程中如與對方當事人發生糾紛，應按合同約定、國家法律法規的有關規定妥善處理。合同糾紛發生后，合同承辦部門應及時將有關情況報學校，并立即組織專題小組或指派專人認真應對、妥善處理，重大合同應及時委托學校法律顧問參與糾紛處理；經協商仍無法解決的，報學院主要領導同意后，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。
第三十一條處理合同糾紛的原則是：以協商為主，做到有理、有利、有節；以法律法規為準繩，以合同約定為依據，保障學校合法權益。
第三十二條合同糾紛處理完畢，合同承辦部門應將有關資料匯總、歸檔，以備查考，同時將處理情況書面報學校備查。
第三十三條未經學院批準或者授權，擅自以學院名義簽訂合同的部門或個人，應對該合同承擔全部責任；給學院造成損失的，學院視情況追究單位負責人或有關責任人行政、經濟責任直至追究其法律責任。
第八章合同管理的檢查
第三十四條合同承辦部門必須定期對合同的承辦和管理情況及履約率進行總結，每學期將本部門所經辦的合同的履行情況以書面報告形式向院長辦公室反饋。院長辦公室將各承辦部門的報告匯總后向法定代表人報告。
第九章罰 則
第三十五條 在學院合同管理中，有下列情形之一的，學院對直接責任人或負有領導責任的負責人，有權根據情節輕重和造成損失的大小分別給予相應的行政處分，并有權就所造成的經濟損失向責任人追償：觸犯法律的，依法追究其法律責任：
（一）合同承辦部門、合同管理人員、負責合同實施的有關單位和人員沒有按本辦法的規定履行職責的；
（二）合同承辦部門、合同簽訂人未調查對方資信情況、未審查對方主體資格，給學院造成損失的；
（三）因故意或重大過失導致訂立的合同無效，給學院造成經濟損失的；
（四）委托代理人超越學校法人授權委托權限簽訂合同的；
（五）應簽訂書面合同而未簽訂，給學院造成損失的；
（六）違反程序變更合同內容，或不按合同約定執行，造成學院經濟損失的；
（七）發生合同糾紛未及時處理、上報，造成學院經濟損失的；
（八）合同承辦部門或主要負責人在合同簽訂過程中弄虛作假、收受賄賂或回扣給學院造成經濟損失的；
（九）其它違反合同管理程序，未盡到職責，給學院造成經濟損失的。
第十章附 則
第三十六條學院所有合同實行嚴格的檔案制度。凡歸檔的合同文件材料必須是原件。院長辦公室負責合同審簽表的保管和歸檔，并將合同正本按季度整理歸檔；
第三十七條經學院批準同意且經過政府公開招投標的教學儀器設備采購范本合同參照政府采購合同管理，不在本辦法管理范圍之內。
第三十八條未牽涉到經濟行為的校外實訓基地建設和校企合作合同（協議）簽訂參照校企合作管理辦法執行。
第三十九條本辦法由院長辦公室負責解釋。